Re: Grand loto à GUICHEN le 10 novembre 2012

[Audrey35Chihuahua]

je veux bien participer aussi!!!! après à voir avec le travail car je n'ai pas mon planning, je re-confirmerai dès que je saurai si je travail ou pas!!!!!

[coccinel 35En kit !]

Sophie tu peux rajouter Jean Marie pour le soir et peut vous aidez samedi matin pour la mise en place ou le vendredi si vous avez besoin!!

[sosoHabituée]

C'est fait !

[annaïkHabitué]

Coucou, je peux venir aussi le matin si besoin , et le soir aussi bien sûr !!

[KristineAccro au forum !]

Isabelle Bourget pour le matin

[PATOUNEHabitué]

Pour moi, le matin aussi !

[sosoHabituée]

Message de Corinne :

"Bonjour à Tous,

Pour rappel : le loto se déroule le samedi 10 novembre en soirée et débute à 20H.

Une 12 aine de bénévoles pour le matin ainsi que pour le soir serait idéal !

En effet, ne sachant pas la proportion d'hommes et de femmes qui seront présents, l'idée serait de répartir l'effort sur le nombre.

Pour le matin, la mise en place serait programmée pour 9 ou 10H. Je reconfirme rapidement !

Pour débarasser après le loto les 2 salles qui peuvent contenir jusqu'à 800/900 joueurs, ce serait aux alentours des minuit et demi.

Tous les bénévoles auront droit à une collation !"

[tri35Ancrée dans le forum !]

Un stand sera tenu dans les deux salles le soir ?

[sosoHabituée]

Je ne sais pas si c'est nécessaire... faudrait voir la configuration des salles, mais peut être qu'un stand dans le hall d'entrée suffirait, non ?

[sosoHabituée]

Voici un message de Corinne.

Du coup, qui pourrait informer sur les urgences fourrière (j'avoue ne pas du tout être au courant) au stand BDS ? Est ce nécessaire de le faire ?



Kristine, il y a une demande pour toi aussi.

"Bonjour Soso !

La mise en place des salles aura bien lieu le matin du samedi 10 novembre à l’Espace Galatée juste après l’état des lieux aux alentours des 10h.

Pour débarrasser la salle, ce sera le soir même. On aurait pu en effet compter sur un désistement pour le lendemain mais la manifestation prévue au calendrier du 11 novembre est bien maintenue.

J’ai rendez-vous le mardi 9 octobre avec le Responsable de l’Espace Galatée pour signer la convention de location de salles. Je connaîtrai ainsi les capacités réelles des 2 salles que nous avons réservées et l’horaire exact pour l’état des lieux qui durera environs une demie-heure.

Je pourrai t'indiquer aussi plus précisément le nombre de tables et de chaises à installer et estimer le temps nécessaire à l'installation suivant le nombre de bénévoles (BDS et Du Coeur...).

En fait L'Espace Galatée dispose d'une grande Salle qui inclue le hall et la salle de spectacle (capacité commune de plus de 600 personnes) et une petite arrière salle qui peut contenir jusqu’à 100 personnes.

Ok pour le stand BDS dans le hall, ce sera plus visible ! Une information sur les Urgences en Fourrières pourrait être communiquée à cette occasion. Qu’en dis-tu ?

Est-ce que Christine serait d’accord pour être à la caisse ? Ce serait soit pour les cartes Loto (ou les carte Loto Surprise lors de la première entracte).

Ensuite, on avisera le dernier jour s’il y a un besoin ponctuel de membres BDS en renfort que ce soit à la distribution de lots par exemple ou aux stands.

Je t’enverrai une affiche avec l’adresse précise de l’Espace Galatée pour ceux qui utiliseraient un gps en plus du parcours fléché cela devrait suffire."

[KristineAccro au forum !]

je suis ok pour tenir la caisse pendant l'entracte
( les carte Loto Surprise lors de la première entracte).

si besoin une information sera donner sur les Urgences fourrières.

[sosoHabituée]

L'adresse du loto pour les bénévoles:
Espace Galatée, rue du
commandant charcot (à gauche après la Poste) à Guichen

[sosoHabituée]

Les personnes qui se sont proposées jusqu'à maintenant :

Kristine
Patoune
Annaïk
Audrey35580
Coccinel 35
Paquerette
Stephaj
EniTram
Junel17
Mopette69
Tristan
Nanon ?
Alexandra
Audrey35
Isabelle Bourget
Patoune
Soso


Qui d'autre ?

[sosoHabituée]

Précisions de Corinne après la visite à Guichen. J'ai mis en bleu les moments où on aura besoin de nous :

On ne pourra disposer que du hall et de la salle de spectacle pour une capacité totale de 624 places.
L’arrière salle ne sert maintenant qu’à installer les tables pour les cartes.
- Etat des lieux de 8h30 à 8h45
- Petit déjeuner de 8h45 à 9h environs

- La mise en place s’effectuera en 3 parties :
Nous disposerons d’un plan de salle pour une installation conforme aux consignes de sécurité.
--> A 9h : 436 places
Il y a 26 tables de 6 (caissons) et 70 tables de 4 (salle de stockage située dans l’Espace Galatée) : 96 tables à installer.
480 chaises seront à sortir de la salle de stockage(280) et des 2 caissons mis à notre disposition à l’entrée de l’Espace (200 chaises).
436 chaises seront à installer et 44 chaises seront empilées dans la salle de jeu sur le côté.
Si on part sur 20 tables par binôme : 10 bénévoles BDS ne seraient pas de trop.

--> A 12h30 : 88 places
On peut récupérer dans la salle n°1 22 tables de 4 et 88 chaises.
Les bénévoles de l’asso du Cœur… s’en chargeront.

--> A 15h30 : 100 places
On peut récupérer dans les salles n°2 et n°3 25 tables de 4 et 56 chaises et se servir des 44 chaises empilées pour compléter.
Si 2 ou 3 bénévoles BDS pouvaient nous rejoindre pour finir la mise en place, ce serait bienvenu !

- Arrivée BDS vers 19h pour mise en place du stand.

- Pizzas au dîner+boissons (coca light, jus de fruit)

- A 21h30/entracte :
Kristine sera avec Maeva aux caisses pour les Lots Surprise.

- Débarrasser la salle :

Il y a 141 tables et 624 chaises à ranger dans la salle de stockage, les caissons et les salles n°1,n°2 et n°3.

15 bénévoles seraient un minimum nécessaire.

Pour donner un ordre d’idée, il y a certains organisateurs qui ont jusqu’à 30 bénévoles pour débarrasser…mais cela reste une exception surtout dans la durée!

L’asso du Cœur… dispose de 10 bénévoles (des retraités, des personnes invalides…) qui nous suivent amicalement et sont répartis soit aux caisses (lots, lots Surprise, tickets buvette et restauration), au contrôle, à la distribution de lots, soit aux stands.

Sur ce nombre, 4 peuvent travailler à la mise en place à 12h30 et au ménage du soir dont moi et Maeva.
Trois personnes sont censées venir du Finistère en renfort…à suivre.

Le plus gros de la mise en place et du rangement de la salle sera quand même à votre charge même si nous intervenons ponctuellement en renfort ici et là.

- Fermer la salle :

Nous avons jusqu’à 2h officiellement pour fermer la salle et officieusement jusqu’à 3h.

[mopette69Hue cocotte !]

je serais là pour 9H

[audrey35580Habitué]

Je serais la le matin aussi avec ma fille
Ne comptez pas sur moi pour le soir

[annaïkHabitué]

Je peux venir le matin pour la mise en place et le soir à partir de 19h jusqu'à la fin de la soirée !

[PATOUNEHabitué]

Je serais là le matin pour 9h

[tri35Ancrée dans le forum !]

19h jusqu'à la fin de soirée, idem pour Kristine

[EniTramHabitué]

je peux à 9 heures et le soir, mon mari( Yves) se propose aussi pour le rangement à la fin

[KristineAccro au forum !]

isabelle BOURGET et son mari à 9h

[KristineAccro au forum !]

mon petit mari viendra avec moi le soir !

[AlexandraMiss NAC]

Le matin pour moi

[june17Labrador]

Bonjour à tous, je suis toujours partante pour aider mais je n'ai pas de moyen de transport...
Est ce qu'il y aurai quelqu'un qui part de Rennes??? Son horaire sera le mien

[Audrey35Chihuahua]

coucou!!
je m'étais proposé mais malheureusement je travailles tout le weekend...
Désolé..

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